为统一文件格式，使各学生干部充分了解并掌握各类文件写作规范，提高年终总结工作效率，湖南大学外国语学院第十六届分团委·学生会于2019年12月15日晚7:00在研究生院楼B404举办文件格式培训会。主讲人员为外国语学院分团委·学生会办公室成员，与会人员有外国语学院分团委·学生会各部门代表、研究生会各部门代表、各年级年级会代表、各班班委会代表及友好学院学生干部代表。
19点整，外国语学院分团委·学生会办公室主任张瀛之与张艺一同宣布了培训会正式开始。首先由办公室干事白欣雨做预热环节——“讲解推送中的问题文件”，接着张瀛之提出了文件格式中需要注意的地方，如：用语简洁避免累赘、用词严谨准确使用书面语、名称使用方面忌简称及标题格式等，并以办公室2019年11月29日例会记录为问题文件，下发到各组并令其修改，各组成员修改完毕后，张艺详细地讲解了文件中出现的各种问题并下发正确答案，各组根据讲解与答案重新修改问题文件，并在讲解过程中充分意识到自己的不足，随后办公室干事栾奕龙现场演示了文件修改过程，让大家有更清晰的理解。
短信编辑方面，张瀛之生动的讲解了编辑时的要求，并要求与会人员根据实例现场编写短信。各组成员上交后，她根据上交的短信进行分析，深入浅出地讲解短信格式的内容及相关用语问题，使与会人员受益匪浅。之后，与会人员进行现场提问。最后，张瀛之主任与张艺主任宣布文件格式培训会正式结束。
此次活动形式较为新颖，且将理论性强的文件格式要求付诸于实践，使与会人员充分参与其中。此外，此次活动受众广泛，不仅覆盖学生会各部，年级会、班委会而且其他友好学院学生均有参加。同学们纷纷表示，通过本次文件格式培训会，不仅对文件格式有了进一步了解，而且对今后的学习工作也有很大的帮助。
