为统一文件格式，使各学生干部充分了解并掌握各类文件书写规范，提高日常工作效率，2021年4月11日晚7:00，湖南大学外国语学院第十七届分团委、学生会于研究生院楼Ｂ302举办文件格式培训会。主讲人员及工作人员为外国语学院分团委办公室的成员，与会人员有外国语学院分团委、学生会各部门成员。
本次培训会由分团委办公室主任肖宇涵主持展开。首先由肖宇涵进行预热环节——“讲解错误格式案例”，接着肖宇涵详细讲解文件编写技巧，如：字体大小以及标点符号的使用规范、语言组织的措辞技巧等等。随后进行的是抢答环节，由办公室干事陈奕腾主持展开，幻灯片中包含十道含填空、判断、选择等题型的文件格式题，并由各部门抢答计分，既具有趣味性，又能够加深与会人员对讲解内容的记忆和理解。
之后，由办公室干事张嘉怡讲解文件修改实战环节规则要领并主持展开，由办公室干事李慧下发错误案例文件，由各部门进行错误修改，并组织安排各部门交换批改，办公室干事张潇月进行计分统计并评选出一、二、三等奖。最后，由办公室干事们为优胜的部门送上精美的礼品。
此次活动形式新颖、趣味性强，内容丰富实用，将理论性的文件格式要求付诸于实践，使得与会人员充分参与，熟练掌握。此外，此次活动针对性强，针对外国语学院分团委、学生会的成员进行培训学习，加强了外国语学院分团委、学生会工作的规范性。与会人员纷纷表示，通过本次文件格式培训会，不仅对文件格式有进一步的了解，对未来的学习和工作也有很大的帮助。
